3 błędy w umowach konsorcjum, które blokują inwestycje
Umowa konsorcjum to fundament współpracy, ale w praktyce często staje się pułapką dla wykonawców. W ciągu ostatnich 8 lat analizowaliśmy dziesiątki takich dokumentów i w większości z nich powtarzają się te same niedopatrzenia, które przy pierwszym sporze wstrzymują prace na budowie.
Zasada jednomyślności przy każdej decyzji
Wprowadzenie zapisu o konieczności uzyskania zgody wszystkich partnerów na każdą czynność brzmi sprawiedliwie, ale w praktyce paraliżuje projekt za 14 mln złotych. Wystarczy, że jeden z trzech członków konsorcjum ma chwilowe problemy z płynnością lub spór z własnym podwykonawcą. Wtedy nawet prozaiczny wybór dostawcy kruszywa staje się niemożliwy do zatwierdzenia przez 12 dni roboczych.
Szczerze mówiąc, takie podejście wynika z braku zaufania, a kończy się realnymi stratami finansowymi. Widzieliśmy sytuację w Poznaniu, gdzie brak podpisu jednego z partnerów pod protokołem konieczności wstrzymał front robót na blisko 3 tygodnie. Architektura kompromisu wymaga, aby kluczowe decyzje operacyjne były podejmowane większością głosów, a nie przez aklamację wszystkich stron.
Nadmierna chęć kontroli w konsorcjum zabija tempo prac szybciej niż opóźnienia w dostawach stali.
Brak precyzji w rozliczaniu kosztów wspólnych
Partnerzy zazwyczaj wiedzą, kto odpowiada za instalacje elektryczne, a kto za tynki. Problem pojawia się przy kosztach ochrony obiektu, wynajmie kontenerów socjalnych czy zużyciu energii na placu budowy. Jeśli umowa nie określa podziału tych kwot co do 1%, dochodzi do kłótni o każdą fakturę na 640 złotych netto. Takie drobne kwoty potrafią zrujnować relacje między zarządami firm.
W jednym z projektów drogowych spór o koszty paliwa do wspólnej ładowarki trwał 26 dni. W tym czasie nikt nie chciał zatankować maszyny, co wygenerowało 9 400 złotych kary za opóźnienie w danym etapie. Precyzyjne załączniki kosztowe to podstawa, której nie zastąpi żadna ogólna deklaracja o współpracy. Fakty i konkretne liczby wygrywają z emocjami przy rozliczeniach.
Zbyt wąskie pełnomocnictwo dla lidera
Inwestor chce rozmawiać z jedną osobą, która ma realną władzę decyzyjną. Tymczasem partnerzy często ograniczają kompetencje lidera konsorcjum do minimum, wymagając jego konsultacji przy każdym aneksie powyżej 4 000 złotych. Powoduje to, że obieg dokumentów między biurami trzech firm trwa dłużej niż same prace projektowe, co w marcu 2024 roku doprowadziło do utraty dotacji u jednego z naszych klientów.
Lider musi mieć swobodę w reprezentowaniu grupy przed zamawiającym, zwłaszcza w sprawach technicznych i drobnych zmianach harmonogramu. Dobra umowa przewiduje progi kwotowe, do których lider działa samodzielnie. (Bywa, że te progi są śmiesznie niskie, co tylko potęguje biurokrację). Ustalenie jasnych granic kompetencji pozwala uniknąć niepotrzebnych tarć na linii wykonawca-inwestor.
Lider bez realnych uprawnień to tylko drogi kurier przesyłający dokumenty między partnerami.
Jak zabezpieczyć projekt przed sądem?
Zamiast liczyć na to, że jakoś to będzie, warto wpisać do umowy ścieżkę mediacyjną. Wyznaczenie zewnętrznego arbitra, który wejdzie do gry w ciągu 48 godzin od zgłoszenia sporu, pozwala uniknąć procesów sądowych trwających średnio 37 miesięcy. Szukamy punktów styku tam, gdzie inni widzą tylko konflikt interesów i paragrafy.
W 2023 roku prowadziliśmy sesje strategiczne dla 14 konsorcjów, gdzie zmiana zaledwie dwóch zapisów o odpowiedzialności solidarnej odblokowała płatności wstrzymane od 5 miesięcy. Warto poświęcić 3 dni na rzetelną rewizję umowy, zanim pierwsza koparka wjedzie na teren budowy. Zapraszamy do kontaktu, aby omówić konkretny przypadek Państwa projektu.
