Uratowanie konsorcjum IT przed rozpadem
Facylitacja sesji dla 4 firm technologicznych współpracujących przy wdrożeniu systemu ERP. Wypracowano nowy model podziału zysków.
Cztery firmy IT utknęły w martwym punkcie podczas wdrażania systemu ERP o wartości 1,2 mln złotych. Brak zgody co do podziału marży z prac dodatkowych groził zerwaniem umowy z głównym klientem pod koniec 2023 roku. Przeprowadziliśmy mediacje, które pozwoliły uniknąć kar i podpisać nowy aneks do umowy konsorcjum.
Wyzwanie
Konsorcjum Net-Tech Group składało się z dwóch software house'ów, dostawcy serwerów i firmy doradczej. Projekt trwał od 7 miesięcy, ale przy rozliczaniu drugiego etapu pojawił się konflikt o 142 800 zł zysku za niespodziewane modyfikacje kodu. Partnerzy przestali wymieniać się dokumentacją, co wstrzymało prace na 19 dni roboczych.
Każdy dzień zwłoki generował 3 400 zł strat z tytułu gotowości personelu technicznego. Atmosfera była na tyle zła, że zarząd jednego z partnerów przygotował już pozew do sądu okręgowego w Poznaniu. Brak jasnych zapisów w pierwotnej umowie o podziale prac wykraczających poza specyfikację doprowadził do całkowitego paraliżu decyzyjnego.
Podejście
Nasz zespół mediatorów (3 osoby) wszedł do projektu w drugim tygodniu października. Zaczęliśmy od oddzielnych sesji z prezesami każdej z 4 firm, aby oddzielić emocje od faktów finansowych. Zastosowaliśmy autorską metodę budowania architektury kompromisu, analizując realne koszty roboczogodzin poniesione przez każdą ze stron.
Główna sesja wspólna trwała 11 godzin i odbyła się w naszym biurze przy ul. Roosevelta. Skupiliśmy się na szukaniu punktów styku, czyli wspólnym interesie w utrzymaniu kontraktu z klientem końcowym. Zamiast szukać winnych opóźnienia, przeliczyliśmy faktyczny wkład pracy senior developerów w sporne moduły systemu.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy treść Aneksu nr 4, który wprowadził model podziału zysków 40/30/20/10 zamiast pierwotnego podziału po równo. Ten układ lepiej odzwierciedlał zaangażowanie techniczne w moduł ERP. Dokument zawierał też ścieżkę szybkiego reagowania na zmiany w budżecie przekraczające 15 000 zł.
Wprowadziliśmy system cotygodniowych raportów finansowych, które są zatwierdzane przez wszystkich partnerów w każdy czwartek do godziny 15:00. Uruchomiliśmy też wspólny fundusz rezerwowy na wypadek błędów w estymacji czasu pracy. Dzięki temu spory o pieniądze są teraz rozwiązywane na bieżąco, a nie przy fakturze końcowej.
Rezultaty
Konsorcjum odzyskało płynność operacyjną w 9 dni od zakończenia mediacji. Projekt ERP został oddany 4 dni po pierwotnym terminie, co klient zaakceptował bez naliczania kar umownych. Wszystkie 4 podmioty kontynuują współpracę przy kolejnym etapie utrzymania systemu.
Harmonogram
-
05.10.2023Analiza dokumentacji finansowej i pierwotnej umowy konsorcjum
-
09.10.2023Indywidualne spotkania z zarządami 4 firm partnerskich
-
12.10.2023Sesja mediacyjna w biurze Chodkiewicz i Wspólnicy
-
16.10.2023Podpisanie aneksu i wznowienie prac programistycznych
"Byliśmy o krok od sądu, co zablokowałoby nasze środki na lata. Mediatorzy sprowadzili nas na ziemię twardymi wyliczeniami. To nie była miła rozmowa, ale była konkretna i skuteczna."