Jak uratowaliśmy projekt logistyczny w marcu 2024

Punkt zapalny: 230 850 złotych kary

Konflikt zaczął się od prozaicznego problemu z awizacją 47 kontenerów, które utknęły na placu przeładunkowym między 12 a 18 marca 2024 roku. Operator terminala, trzymając się sztywno zapisów w regulaminie z 2021 roku, wystawił noty obciążeniowe na łączną kwotę 230 850 złotych. Przewoźnicy odpowiedzieli natychmiastowym wstrzymaniem kolejnych 14 transportów, twierdząc, że system informatyczny terminala odrzucał ich zgłoszenia bez podania przyczyny. Każda ze stron dysponowała własnymi logami z serwerów, które pokazywały zupełnie inne godziny zdarzeń. To była klasyczna sytuacja patowa, w której emocje właścicieli firm transportowych zaczęły brać górę nad rachunkiem ekonomicznym.

Kiedy weszliśmy do gry 22 marca, sytuacja była krytyczna. Fabryka, czekająca na części, zapowiedziała, że jeśli do 25 marca problem nie zostanie rozwiązany, zerwie kontrakt z całym konsorcjum. Szukaliśmy punktów styku, ale na początku słyszeliśmy tylko o wzajemnych oskarżeniach o niekompetencję. Nasz zespół, w składzie którego było 3 mediatorów, musiał szybko oddzielić twarde fakty od subiektywnych odczuć uczestników sporu. Nie obiecywaliśmy cudów, ale zaproponowaliśmy architekturę kompromisu opartą na danych technicznych, a nie na interpretacji prawników, którzy już zaczęli przygotowywać pozwy do sądu gospodarczego.

W sporach logistycznych fakty wygrywają z emocjami, pod warunkiem, że obie strony patrzą na ten sam arkusz Excela.

Sesja strategiczna i 4 godziny prawdy

Pierwszą wspólną sesję zorganizowaliśmy 26 marca w wynajętej sali przy ul. Roosevelta w Poznaniu. Uczestniczyło w niej 7 osób: właściciele trzech firm przewozowych, dyrektor operacyjny terminala oraz ich główni logistycy. Zamiast czytać paragrafy, poprosiliśmy o zestawienie godzin wjazdu ciężarówek z zapisami monitoringu z bramy numer 4. Okazało się, że różnice w logach wynikały z błędu synchronizacji czasu na jednym z serwerów o dokładnie 11 minut. Te jedenaście minut decydowało o tym, czy dany transport był uznawany za spóźniony, czy mieszczący się w oknie czasowym. Przez 4 godziny analizowaliśmy przypadek po przypadku, co pozwoliło nam odrzucić 32 z 47 spornych not obciążeniowych.

Wspólna analiza pokazała, że nikt nie działał w złej wierze. Błąd systemowy był ukryty głęboko w kodzie aplikacji do awizacji, którą terminal zaktualizował na początku lutego. Mediatorzy Chodkiewicz i Wspólnicy pełnili tu rolę facylitatorów technicznych. Musieliśmy uspokajać nastroje, gdy jeden z przewoźników zaczął wyliczać straty paliwowe wynikające z postojów pod bramą. Szukaliśmy punktów styku, które pozwoliłyby zachować twarz każdemu z uczestników. To nie był czas na wskazywanie winnych, ale na ratowanie współpracy, która trwała od 6 lat i do tej pory przynosiła wszystkim stabilne zyski.

Architektura kompromisu w praktyce

Wynikiem naszych działań było podpisanie ugody 29 marca 2024 roku, dokładnie o godzinie 15:45. Ostateczna kwota kar została zredukowana z początkowych 230 850 złotych do 42 300 złotych, co stanowiło jedynie koszt realnej obsługi dodatkowych zmian personelu na terminalu. Przewoźnicy zgodzili się pokryć te koszty solidarnie, a operator terminala w zamian zagwarantował im priorytetowe okna przeładunkowe przez kolejne 3 miesiące. Co istotne, fabryka pod Poznaniem otrzymała towar na czas i nie nałożyła swoich kar umownych, które mogły wynieść nawet 15 000 złotych za każdą godzinę przestoju linii produkcyjnej.

Dla nas ten projekt był potwierdzeniem, że 8 lat doświadczenia w mediacjach pozwala dostrzec detale, które umykają sędziom w sądach. Zamiast czekać 3 lata na wyrok, strony zamknęły temat w 18 dni. Oczywiście, nie jesteśmy najtańszą kancelarią mediacyjną w regionie, ale koszt naszej pracy stanowił zaledwie 7% kwoty, którą udało się zaoszczędzić na samych karach umownych. Budujemy architekturę kompromisu, bo wiemy, że w biznesie liczy się ciągłość operacyjna, a nie to, kto ma lepszego adwokata na sali rozpraw. Po tej mediacji konsorcjum przetrwało i w czerwcu 2024 roku podpisało aneks na kolejne 2 lata współpracy.

Ugoda podpisana po 18 dniach uratowała kontrakt wart 1,2 miliona złotych rocznie.

Jak uniknąć podobnych sporów?

Z doświadczenia Beaty Nowickiej i całego zespołu Chodkiewicz i Wspólnicy wynika, że większość konfliktów w konsorcjach logistycznych ma podłoże w braku jasnych procedur eskalacji problemów. W tym przypadku wystarczyłoby, gdyby jedna osoba z ramienia operatora terminala miała uprawnienia do ręcznego korygowania błędów w systemie awizacji w czasie rzeczywistym. Podczas sesji podsumowującej w kwietniu zaproponowaliśmy wprowadzenie krótkich, 15-minutowych odpraw online w każdy wtorek o 9:00. Od tamtej pory liczba spornych faktur w tym projekcie spadła z 23% do zaledwie 4% w skali miesiąca.

Warto też pamiętać, że mediacja to nie jest oznaka słabości. To pragmatyczne narzędzie finansowe. Jeśli w Waszym projekcie wiele stron ma sprzeczne interesy, warto zaprosić kogoś z zewnątrz, zanim padną słowa, których nie da się cofnąć. My, jako Chodkiewicz i Wspólnicy, zajmujemy się tym na co dzień od 2016 roku. Nie stosujemy uniwersalnych szablonów, bo każdy spór w logistyce ma swoją specyfikę. Czasem problemem jest serwer, czasem źle skonstruowany załącznik do umowy, a czasem zwykłe zmęczenie kierowców i dyspozytorów, które przeradza się w agresję słowną.