Audyt relacji w 4 dni

Zaczynamy od faktów, nie od pretensji

W dużych projektach, gdzie współpracują trzy lub cztery firmy, komunikacja pęka najszybciej. Zwykle dzieje się to po 6 miesiącach od startu prac. Nasz zespół wchodzi do akcji, gdy maile stają się zbyt długie, a telefony przestają być odbierane. Audyt trwa dokładnie 96 godzin. Nie szukamy winnych, bo to nic nie daje. Szukamy punktów styku, które pozwolą ruszyć z budową lub wdrożeniem systemu IT. Rozmawiamy z kierownikami projektów i zarządami każdej ze stron, aby zrozumieć, gdzie nastąpił zator decyzyjny.

Pierwsze dwa dni: Izolowane rozmowy

Przez pierwsze 48 godzin spotykamy się z przedstawicielami każdego członka konsorcjum osobno. Są to sesje po 75 minut w naszym biurze przy ul. Roosevelta 22 lub bezpośrednio w siedzibie klienta. Gwarantujemy pełną poufność tych rozmów. Dzięki temu dowiadujemy się o rzeczach, których nikt nie powie na wspólnym spotkaniu przy 12 osobach. W marcu 2024 roku wykryliśmy w ten sposób błąd w obiegu faktur między dwiema firmami, który blokował płatności na kwotę 214 000 PLN przez ponad 3 tygodnie.

Dzień trzeci: Diagnoza wąskich gardeł

Trzeciego dnia nasz zespół trzech mediatorów analizuje zebrane dane. Szukamy powtarzających się wzorców. Często okazuje się, że 83% problemów wynika z niejasnych kompetencji, a nie z braku chęci współpracy. Tworzymy listę 7-9 konkretnych barier, które zatrzymały projekt. Skupiamy się na mediacjach w konsorcjach budowlanych i technologicznych, gdzie opóźnienie o jeden tydzień kosztuje średnio 14 200 PLN w karach umownych. Bywa, że problemem jest jeden źle sformułowany zapis w umowie wykonawczej z 2022 roku.

Dzień czwarty: Plan naprawczy na 14 stronach

Czwarty dzień to przekazanie dokumentu końcowego. Nie jest to ogólna prezentacja, ale arkusz z konkretnymi zadaniami. Pokazujemy, gdzie interesy stron są sprzeczne i jak zbudować architekturę kompromisu. Raport zawiera też harmonogram naprawczy na najbliższe 22 dni robocze. W ostatnim kwartale 2023 roku przeprowadziliśmy 11 takich audytów. W 9 przypadkach projekt odzyskał płynność operacyjną w ciągu pierwszego miesiąca od wdrożenia naszych rekomendacji. Fakty wygrywają z emocjami, gdy zostaną ubrane w liczby.

Dlaczego 4 dni, a nie miesiąc?

W sporach konsorcjalnych czas to wróg numer jeden. Każdy dzień zwłoki zwiększa napięcie między partnerami i grozi zerwaniem kontraktu. My działamy szybko, bo znamy specyfikę polskiego rynku zamówień publicznych. Nie jesteśmy teoretykami. Mamy 8 lat doświadczenia w mediacjach i wiemy, że długie analizy tylko potęgują paraliż decyzyjny. Nasz model pracy pozwala podjąć kluczowe decyzje w czwartek, jeśli zaczniemy w poniedziałek o 9:00 rano. Szukamy punktów styku, zamiast mnożyć zbędną dokumentację.