Facylitacja sesji

Jak odblokować projekt przy wspólnym stole

Kiedy w jednym konsorcjum spotykają się trzy różne firmy, interesy rzadko idą w parze. Jeden partner patrzy na koszty, drugi na terminy, a trzeci na jakość wykonania. W 2023 roku prowadziliśmy 14 sesji dla grup, które nie potrafiły porozumieć się co do podziału zadań na budowie. Nasza facylitacja to nie są miłe rozmowy o wizji. To twarde pilnowanie, by emocje nie przykryły faktów. Szukamy wyjścia z impasu, które pozwoli ruszyć z pracami w terenie w ciągu najbliższych 4-6 dni roboczych.

Sesja trwa zazwyczaj od 3 do 5 godzin w neutralnym miejscu. To wystarczy, aby każda strona pokazała swoje wyliczenia i konkretne obawy. W marcu 2024 roku pomogliśmy rozwiązać spór o koszty logistyki w projekcie infrastrukturalnym pod Poznaniem. Dzięki 4-godzinnej moderacji, firmy ustaliły nowy plan dostaw. Uniknęły kar, które wynosiłyby 12 400 zł za każdy tydzień zwłoki. Fakt: bez facylitatora te rozmowy skończyłyby się w sądzie po 3 latach walki.

Podczas spotkania dbamy o to, by każda firma miała dokładnie 15 minut na przedstawienie swojego stanowiska bez przerywania. Używamy prostych metod: tablica, notatki na żywo i twarde dane z kontraktu. Jeśli ktoś zaczyna atakować personalnie, natychmiast przerywamy rozmowę. (Heads-up: sesja to nie terapia, tutaj liczy się tylko wynik biznesowy). Szukamy punktów styku, bo tylko na nich da się zbudować architekturę kompromisu.

Po każdej sesji przygotowujemy pisemną notatkę z ustaleń. Nie robimy grubych raportów, których nikt nie otwiera. Dostarczamy listę 4-7 konkretnych zadań z przypisanymi nazwiskami i datami realizacji. Dokument trafia do Państwa skrzynek mailowych w ciągu 24 godzin. Nasze statystyki z ostatnich 8 lat pokazują, że spisanie deklaracji ucina 83% późniejszych kłótni o to, kto co obiecał na spotkaniu.

Nasz zespół to 4 specjalistów, którzy znają realia branży technicznej i budowlanej. Wiemy, że czas to pieniądze, dlatego nie przedłużamy spotkań na siłę. Jeśli po 2 godzinach widzimy, że strony nie chcą rozmawiać, kończymy sesję, by nie generować zbędnych kosztów. Pracujemy na konkretach, bo fakty zawsze wygrywają z emocjami. Pomagamy budować porozumienie tam, gdzie inni widzą tylko powód do zerwania umowy.