Podpisanie protokołu

Dokument, który kończy impas w projekcie

W Chodkiewicz i Wspólnicy wiemy, że mediacja bez twardego zakończenia to tylko droga rozmowa. Podpisanie protokołu to moment, w którym fakty wygrywają z emocjami. Zazwyczaj dzieje się to po 2 lub 3 sesjach strategicznych, gdy strony są już zmęczone konfliktem i chcą wrócić do pracy. Na stole ląduje dokument, który precyzyjnie opisuje, kto, kiedy i ile zapłaci lub jakie prace naprawcze wykona. To nie jest ogólna deklaracja chęci, ale zestaw 7 konkretnych punktów technicznych i finansowych, które rozwiązują spór. Od 2016 roku doprowadziliśmy do podpisania 94 takich ugód w sprawach budowlanych i IT.

Szukamy punktów styku, które pozwalają ruszyć z budową lub wdrożeniem systemu bez czekania na wyrok sądu. W protokole zapisujemy harmonogram spłat podzielony na 3 etapy, co daje płynność finansową mniejszym podwykonawcom. Dodajemy też klauzule o zrzeczeniu się dalszych roszczeń z tytułu opóźnień z ubiegłego kwartału. Dokument przygotowujemy w 4 egzemplarzach, aby każdy członek konsorcjum miał swój oryginał. Prowadzimy spory o wartości od 160 tys. do 3,2 mln złotych, dbając o to, by każda cyfra w protokole była sprawdzona przez naszego analityka.

Moc prawna i praktyczne korzyści

Protokół mediacyjny ma moc ugody sądowej, jeśli zostanie zatwierdzony przez właściwy sąd okręgowy. W Poznaniu proces zatwierdzania trwa zazwyczaj od 4 do 7 tygodni. W tym czasie strony mogą już normalnie realizować kontrakt, ponieważ protokół daje im bezpieczeństwo prawne i wstrzymuje bieg przedawnienia. Skupiamy się na tym, aby każda strona wyszła z pokoju przy ul. Roosevelta 22 z poczuciem, że architektura kompromisu została zachowana. Nie ma tu miejsca na lanie wody – liczą się terminy i kwoty netto.

• Precyzyjny podział kar umownych między 2 lub 3 podmioty konsorcjum.
• Nowy, realny termin odbioru końcowego inwestycji przesunięty o 45 dni.
• Zasady bezpośredniej komunikacji między kierownikiem projektu a zarządem.
• Lista 14 usterek technicznych do naprawy w nieprzekraczalnym terminie 21 dni.
• Ustalenie stałej kwoty ryczałtowej za dodatkowe prace projektowe.

Nasze 8 lat doświadczenia w mediacjach pokazuje, że sam moment złożenia podpisu zmienia atmosferę w całym konsorcjum. Sesja kończąca trwa u nas zazwyczaj 3,5 godziny. W tym czasie szlifujemy ostatnie przecinki w obecności prawników obu stron, aby nikt nie miał wątpliwości co do swoich obowiązków. Bywa, że jesteśmy zmęczeni, ale satysfakcja z zamknięcia sporu, który trwał 14 miesięcy, jest tego warta. Po podpisaniu protokołu wysyłamy go do sądu w ciągu 48 godzin, aby jak najszybciej uzyskać klauzulę wykonalności.

Warto pamiętać, że protokół to nie tylko papier dla sądu, ale przede wszystkim instrukcja obsługi dalszej współpracy. Jeśli w trakcie realizacji pojawią się nowe wątpliwości, strony wracają do tych zapisów zamiast pisać do siebie wezwania przedprocesowe. To oszczędność rzędu 12-15 tys. złotych na samej obsłudze prawnej konfliktu. Szczerze mówiąc, rzadko kiedy strony potrzebują dodatkowych spotkań po podpisaniu takiego dokumentu. Fakty i liczby zawarte w ugodzie po prostu zamykają dyskusję.